中小企業のシステム担当者が一から作れるRFP（提案依頼書）の書き方とテンプレート

RFPとは何か、中小企業のシステム開発で必要になる理由

システム開発を外部に依頼するとき、「こんなものを作ってほしい」という内容を口頭やメールだけで伝えると、後になって「思っていたものと違う」「この機能は聞いていない」といったトラブルが起こりやすくなります。そうしたミスマッチを防ぐために活用するのが、RFP（Request for Proposal）と呼ばれる文書です。日本語では「提案依頼書」と訳されることが多く、依頼内容を整理して伝えるための書類と考えれば十分です。

「そこまで正式な文書は必要ないのでは」と感じる方もいるかもしれません。しかし、依頼内容があいまいなまま開発を進めると、完成後に大きな追加費用が発生したり、業務に合わない仕組みが納品されたりすることは珍しくありません。規模の大小にかかわらず、依頼内容を文書にまとめておくことは、発注側にとって大きなメリットがあります。

依頼内容を文書化することで認識のズレを防げる

開発会社に口頭で「在庫管理をシステム化したい」と伝えただけでは、担当者によって解釈が大きく異なります。リアルタイムで在庫数を確認したいのか、発注タイミングを自動通知してほしいのか、外部の販売ツールと連携させたいのかによって、開発の規模も費用も変わるためです。文書にまとめることで、「この内容で認識が合っているか」を確認する共通の土台ができ、後々のズレをかなり減らせます。

会社に合う提案を受けやすくなる

依頼内容を整理した文書を提示することで、開発会社は「この会社にはこうした提案が合いそうだ」と具体的に考えやすくなります。逆に情報が少ないほど提案は漠然としたものになり、後から仕様を詰め直す手間が増えます。自社の状況や条件を丁寧に書いておくことが、質の高い提案を引き出すことにつながります。

はじめての担当者でも比較しやすくなる

複数の開発会社から提案をもらうとき、それぞれが自由な形式で提出してくると比較が難しくなります。同じ条件で提案をもらえるよう、「この内容に沿って提案してください」という枠を用意しておけば、費用・期間・開発体制などを横並びで評価できます。はじめてシステム開発を担当する方にとって、提案依頼書は評価の物差しとしても役立ちます。

書き始める前に整理したいこと

提案依頼書を書くにあたって、最初から書類を埋めようとするのは少し待った方がよいでしょう。先に社内で情報を整理する時間を取ることが、その後の作業を大きくスムーズにします。

現在の業務の流れと困りごとを洗い出す

「今どんな流れで仕事をしているか」「どこに手間がかかっているか」を書き出すことから始めましょう。「受注内容をExcelに手入力している」「在庫確認のたびに倉庫に電話している」「請求書の作成に毎月2日かかっている」といった具体的な困りごとが整理できると、解決すべきポイントが見えてきます。現場の担当者にヒアリングすると、思わぬ非効率が見つかることもあります。

今回システム化したい範囲を明確にする

業務全体を一度にシステム化しようとすると、開発範囲が広がりすぎて費用も期間も膨らみます。「今回はここまで」という範囲を決めておくことが重要です。「受注から請求書発行まで」を対象とし、「配送管理は今回は対象外」と決めるだけでも、提案内容はかなり整理されます。

関係者と決めるべきことを整理する

システム開発は担当者だけで完結する話ではありません。経営者、現場責任者、経理担当など、関係する人たちとあらかじめ方向性をすり合わせておきましょう。「このシステムの優先順位はどのくらいか」「予算はどこから出るのか」「最終的な決裁者は誰か」といった点を確認しておくと、後で差し戻しが起きにくくなります。

予算や導入時期の前提を確認する

「いくらまでなら使えるか」「いつまでに動かしたいか」という2点は必ず整理しておきたい項目です。予算の目安がないまま提案を依頼すると、現実とかけ離れた金額が返ってくることもあります。幅を持たせた表現でもよいので、社内で確認して記載しておきましょう。

そのまま使いやすい依頼書の基本構成

提案依頼書に必要な項目はある程度決まっています。以下の11項目を順番に埋めていくことで、一通りの書類が完成します。

作成の背景と導入の目的

なぜ今回の導入が必要になったのか、何を実現したいのかを書きます。「売上拡大に伴い手作業での管理が限界になったため」「人員体制の見直しに向けて業務の自動化を進めたい」など、背景を具体的に記載することで、開発会社が状況を理解しやすくなります。

現在の業務内容と解決したい課題

現在の業務フローを説明し、そのなかで何が問題なのかを記載します。誰が、何を、どの順番で行っているかがわかるように書くことが大切です。図や表で整理できると理想的ですが、文章でも問題ありません。

必要な機能と業務上の要件

必須の機能と、あれば望ましい機能を分けて整理します。「登録・検索・出力が必須。メール通知はできれば欲しい」といった粒度で書き始めるとまとめやすく、開発会社も優先順位を把握しやすくなります。

安全性や使いやすさなど機能以外の条件

セキュリティ、画面表示の速さ、対応ブラウザなど、「どういう条件で使えるようにしたいか」を書く項目です。「社内ネットワーク内だけで使う」「スマートフォンからも使えるようにしたい」といった内容もここに含まれます。

対象範囲と対象外にする内容

今回の開発に含めることと、含めないことを明確にします。「受注管理と請求書発行は対象。在庫管理は次の段階で検討」といった形で対象外を明記しておくと、後から「あれも含まれているはずでは」という認識のズレを防げます。

納品物と求める支援内容

操作マニュアル、設計書、テスト結果の報告書など、本体以外に何を納品してほしいかを書きます。また、導入後の保守運用や問い合わせ対応を含めてほしいかどうかも明記しておきましょう。

進行体制と担当者の役割

社内で誰が窓口になるか、最終判断を下すのは誰か、現場確認は誰が行うかを書きます。「誰に連絡すればよいか」「誰が承認できるか」が明確だと、開発会社とのやり取りが円滑になります。

希望するスケジュール

「いつまでに本番稼働させたいか」という目標日と、各工程のおおまかな期間感を書きます。「今年度末までに稼働させたい」という一文だけでも、開発会社がスケジュールを検討するうえで重要な手がかりになります。

予算・既存環境・社内ルールなどの前提条件

予算の上限、現在使っているソフトウェア、社内のセキュリティルールなどを記載します。制約条件を事前に共有しておくことで、実現が難しい提案を受け取るリスクを減らせます。

提案を比較するための判断項目

複数の提案を受け取ったときに、どの観点で評価するかを書きます。「開発費用・保守費用・開発実績・対応の早さ・提案内容の具体性」などを示しておくと、各社も重視される点を意識して提案しやすくなります。

提出方法と回答時のルール

提案書をどの形式で、いつまでに、どこへ送ってほしいかを書きます。「質問受付期限」「回答はメールで一括共有する」といったルールも明記しておくと、やり取りを整理しやすくなります。

各項目の書き方とテンプレート例

構成の全体像がわかったところで、各項目を実際にどう書けばよいかを見ていきましょう。

背景と目的を書くときのポイント

背景は「現状の問題」と「なぜ今このタイミングで進めるのか」を組み合わせると書きやすくなります。目的は「導入によって何を改善したいか」を具体的に表現することがポイントです。

テンプレート例：

当社では現在、受注管理をExcelで行っており、担当者が手作業でデータを入力・集計しています。受注件数の増加に伴い、入力ミスや集計の遅れが頻発しており、月次の売上確認に2営業日以上かかっている状況です。このたび、受注管理業務を専用ツールで一元管理することで、入力の効率化とデータの正確性向上を図ることを目的として、本提案依頼書を作成しました。

業務で必要なことを伝える書き方

「できること」を並べるだけでなく、「なぜその機能が必要か」を一言添えると、開発会社が意図を理解したうえで提案しやすくなります。

テンプレート例（必須機能）：

受注データの登録・編集・削除（現在Excelで行っている操作を置き換えるため）
受注ステータス（受注済・出荷済・完了など）の管理と一覧表示
顧客別・期間別での受注集計レポートの出力（CSV形式での出力も必須）
複数ユーザーによる同時利用（最大10名程度を想定）

テンプレート例（あれば望ましい機能）：

受注件数が一定数を超えた際のメール通知
スマートフォンからの閲覧（参照のみ）

機能以外の条件を整理する書き方

セキュリティや使い勝手に関する条件は、「どういう状態を求めるか」をそのまま言葉で書けば十分です。専門用語を無理に使う必要はありません。

テンプレート例：

セキュリティ面では、ユーザーごとにIDとパスワードを設定してログイン管理が行えること、また操作ログ（誰がいつ何をしたかの記録）を確認できることを条件とします。利用環境はWindows PC（Chrome最新版）を想定しており、社内ネットワーク経由でのアクセスを基本とします。クラウド型・オンプレミス型のどちらも可としますが、クラウド型を採用する場合は国内データセンターでのデータ保管を必須条件とします。

対象範囲・納品物・体制のまとめ方

テンプレート例（対象範囲）：

今回の開発対象は、受注管理機能および受注集計レポート出力機能とします。在庫管理・出荷管理・請求書発行は今回の対象外とし、次の段階での対応を検討します。

テンプレート例（納品物）：

納品物として、本体のほかに、操作マニュアル（PDF形式）、基本設計書、テスト結果報告書を求めます。また、稼働後3か月間は問い合わせ対応（メールまたは電話）を含めてください。

テンプレート例（体制）：

社内の窓口担当は総務部○○（本提案依頼書の作成者）とし、最終的な意思決定は代表取締役が行います。現場確認・業務要件の確認については、営業部リーダーが対応します。

スケジュール・制約条件・提出要領の書き方

テンプレート例（スケジュール）：

本年10月末を本番稼働の目標日として設定しています。提案に際しては、このスケジュールを前提とした開発工程の目安もあわせてご提示ください。

テンプレート例（制約条件）：

開発費用の目安は200〜400万円（税別）を想定しています。現在、会計ソフトにはA社製品を使用しており、将来的な連携も視野に入れているため、連携の可否についてもご意見をいただければ幸いです。

テンプレート例（提出要領）：

提案書はPDF形式にて、○月○日（○）17時までに下記メールアドレスへ送付ください。質問は○月○日（○）17時までにメールにてお寄せいただき、回答はすべての候補企業に同時に共有します。分量は20ページ程度を目安としますが、必要に応じて超過しても構いません。

あいまいな表現を避けて伝わる内容にする方法

提案依頼書を書くときに多いミスのひとつが、「なんとなく伝わりそうな言葉」に頼ってしまうことです。書いた本人には意図が明確でも、読む相手には十分に伝わらないことがあります。

「使いやすい」「できれば」などの曖昧な言い方を見直す

「使いやすい画面にしてほしい」「できれば早い方がいい」「なるべく安くしてほしい」といった表現では、受け取る側に判断基準が伝わりません。たとえば「使いやすい」といっても、人によってイメージは異なります。どのような状態を求めているのかを、できるだけ具体的に言葉にすることが大切です。

NG例とOK例で具体的な違いをつかむ

NG例	OK例
使いやすい画面にしてほしい	パソコン操作に不慣れなスタッフでも、1日の研修で操作できるようなシンプルな画面構成にしてほしい
できれば早い方がいい	検索結果は3秒以内に表示されることを必須とする
安くしてほしい	開発費用の上限は300万円（税別）とする
セキュリティをしっかりしてほしい	ユーザーごとにID・パスワードを設定し、ログイン失敗5回でアカウントをロックする機能を設けること
対応を早くしてほしい	障害発生時の一次対応（受付・確認連絡）は1時間以内、原因報告は翌営業日中とすること

数字・条件・優先順位を入れて具体化する

「早い」は「3秒以内」に、「安い」は「300万円以内」に、「使いやすい」は「研修1日で使える」に置き換えると、伝わりやすさは大きく変わります。機能の要求が複数ある場合は、「必須」「あれば望ましい」「将来検討」の3段階で優先順位を示すと、開発会社も提案を組み立てやすくなります。

抜け漏れを防ぐために確認したいチェック項目

書き終えたら、いくつかの観点で見直しておくことが大切です。

業務要件で見落としやすい点

業務要件では、利用人数やデータ量の見込みが抜けやすい傾向があります。何人が同時に使う想定なのか、登録件数はどの程度か、既存のExcelや他ツールのデータ移行が必要かどうかは明記しておきましょう。あわせて、将来の機能拡張を想定しているかどうかも触れておくと、提案の方向性がぶれにくくなります。

機能以外の条件で抜けやすい点

機能以外の条件では、対応ブラウザや利用する端末、クラウド型かオンプレミス型か、どちらでもよいかといった前提が抜けやすくなります。さらに、障害時の対応時間や、データのバックアップに関する要件も確認しておきたいポイントです。こうした条件は、導入後の運用に直結します。

提案依頼時の運用面で確認したい点

提案依頼の運用面では、質問の受付期限と回答方法、提案書の提出形式と期限、評価の観点、選定結果の通知方法や時期を整理しておきましょう。これらが曖昧なままだと、候補会社とのやり取りが煩雑になりやすくなります。

社内確認から配布準備までの進め方

書類が完成したら、外部に送る前に社内確認のプロセスを踏みましょう。

関係者レビューで確認すべきポイント

現場の担当者、経営者、経理担当など、関係する人に一度目を通してもらいましょう。確認してほしい点は、「業務の流れや課題の記述に誤りがないか」「想定している機能に過不足がないか」「予算・スケジュールの前提に問題がないか」の3点に絞ると進めやすくなります。全員が細部まで確認する必要はなく、それぞれが関係する部分を見てもらう形で十分です。

修正を反映して最終版をまとめる

フィードバックを受けたら修正し、最終版として版数（例：v1.0）と作成日を明記したうえでPDF化します。後から「どの版を送付したか」がわからなくなるのを防ぐため、ファイル名にも日付を入れておくと管理しやすくなります。

送付先の候補を整理する

提案を依頼する開発会社の候補を整理します。一般的には3〜5社程度に絞るのが適切です。多すぎると評価の負担が大きくなり、少なすぎると比較が難しくなります。候補先は過去の取引実績、紹介、検索などで探し、自社の業種や規模に近い実績がある会社を優先するとよいでしょう。

配布日程と回答期限を管理する

提案依頼書を送付してから回答を受け取るまでの期間は、2〜3週間程度が目安です。短すぎると提案の質が下がりやすく、長すぎると選定が遅れてプロジェクト全体に影響します。送付日、質問受付期限、回答期限、選定予定日をあらかじめ整理し、候補会社に伝えておきましょう。

提案書を受け取った後の見方と次の進め方

提案書が届いた後は、どのように評価するかが次のポイントになります。

各社の提案内容を比較する観点

事前に設定した評価軸をもとに各社を比較します。開発費用、対応体制、実績、提案の具体性など、見るべき観点を整理しておくことが大切です。このとき、あらかじめ評価シートを作っておくと便利です。縦軸に評価項目、横軸に各社名を並べた表にして点数をつけると、客観的に比較しやすくなります。

見積もりや体制で確認したいポイント

費用の内訳が明確かどうかを確認しましょう。「開発一式○○万円」とだけ書かれている場合は、後から追加費用が発生するリスクがあります。設計、開発、テスト、導入支援、保守などの費目ごとに費用が示されているかを確認してください。実際に担当するメンバーの経験、役割、関与する時間についても、可能な範囲で確認しておくと安心です。

質問・追加確認・選定までの流れ

気になる点は遠慮なく質問しましょう。「提案内容について確認したい点があります」と連絡し、メールや面談で確認するのが一般的です。全社の評価が終わったら選定結果を通知し、選ばれなかった会社にも丁寧に結果を伝えることが、今後の関係維持にもつながります。

はじめてでも進めやすい作成手順のまとめ

まず決めること

提案依頼書を書き始める前に、「システム化したい範囲」「予算の目安」「稼働させたい時期」「社内の窓口と決裁者」の4点を社内で確認しておきましょう。この4点が決まっていないと、書類作成の途中で手が止まりやすくなります。

テンプレートに沿って埋める順番

本記事で紹介した11項目を順番に埋めていくことで、必要な情報を整理できます。書きやすい項目である背景や現状の課題から着手し、スケジュールや予算など社内確認が必要な内容を後から追記する形でも問題ありません。最初から完璧を目指すよりも、まず8割を埋めるつもりで進める方が作業は進みやすくなります。

配布から比較検討までの全体像

一般的なスケジュールの目安は以下の通りです。提案依頼書の作成には、情報整理から社内確認まで含めて2〜4週間かかることが多くあります。

ステップ	内容	目安期間
情報整理・社内確認	業務の洗い出し、関係者との合意	1〜2週間
提案依頼書の作成	各項目の記入・社内レビュー・最終化	1〜2週間
候補会社への配布	送付・質問対応	1週間程度
提案書の受け取り・評価	内容確認・比較・追加質問	2〜3週間
開発会社の選定・発注	面談・最終確認・契約	1〜2週間